איך מנהלים אצלכם פגישות אונליין?
היום קשה יותר מתמיד ליצור מעורבות גבוהה של צוות בפגישה וירטואלית.
לא שאתם לא יודעים איך לנהל ישיבת צוות יעילה – שולחים אג’נדה מראש, עוברים על כל נקודות המפתח לדיון, מי עושה מה, וכו’. מצוין. אבל המציאות ההיברידית שאנחנו נמצאים בה דורשת מיומנות באופן שבו מנהלים פגישות, מעבר למיקסום הזמן.
חשוב שתלמדו להיות ממש טובים בלייצר את התנאים המקדימים לדיון. האופן שבו מתחילים מעצב את כל השיח בפגישה. שיח פתוח, אמפתיה וחיבור לא קורים מעצמם. וכולם צריכים את זה, היום יותר מאי פעם.
אז איך יוצרים את התנאים לכך שהקולות של כולם יישמעו, שכולם ישתפו ברעיונות שלהם ויהיו יותר נוכחים?
הנה טכניקה פשוטה (הפעם בעברית) להבנייה של השיחה בתחילת פגישה, שיוצרת אפקט של חיבור ומעורבות של כל המשתתפים.
בלי מאמץ. בלי לגזול זמן יקר. ובלי הפעלות מעיקות.
- מתחילים עם שאלה פתוחה וכמה רגעים של שקט שבהם כולם כותבים את התשובה שלהם ב-3 נקודות – בנושא שבו תדונו בפגישה או בכל נושא שתרצו שאנשים ישתפו בו מזווית הראייה שלהם.
למשל:
3 דברים שעובדים טוב בתקשורת בתוך הצוות
3 פתרונות אפשריים לבעיה מסוימת
3 דברים שעוזרים לי בעבודה מהבית
או כל שאלה רלוונטית אחרת.
- מבקשים מכולם לרשום את הנקודות שלהם בצ’ט, אבל: עוד לא ללחוץ על אנטר!
- אחרי כמה דקות, אומרים לכולם ללחוץ על אנטר (גם אלה שלא סיימו). כל התשובות מופיעות באותו הזמן בצ’ט, ומבקשים מכולם לגלול למעלה ולקרוא מה שאחרים כתבו.
- בשלב זה, מקדישים כמה דקות לשיתוף:
מזמינים אנשים נבחרים לפרט, לשתף, להגיב למה שאחרים כתבו, לשאול מישהו שאלת פולואו-אפ על מה שהם כתבו. בוחרים 3-4 אנשים, ולא רק את הדומיננטיים, כמובן.
עכשיו ממשיכים לדיון ה”רגיל”. זאת טכניקה שגורמת לכולם להרגיש שהקול שלהם נשמע. זאת גם דרך מאד טובה להבטיח שמנהלים יקשיבו לאחרים לפני שהם עצמם מדברים.
לא מזמן המלצתי לסמנכ”לית משאבי אנוש בחברה גלובלית להשתמש בטכניקה הזאת בפגישה ראשונה שלה עם צוות עובדים חדש מחו”ל, שהחברה שלהם נרכשה על ידי החברה הישראלית. השאלה היתה:
What are your 3 cultural “must haves”: The people, places, or things that comfort you, enrich you or inspire you in your country’s culture?
הפעילות הזאת הובילה לשיחה מדהימה. הצוות מחו”ל כתב למנכ”ל הישראלי כמה הם מעריכים את קבלת הפנים החמה שעשו להם.
ככה בונים חיבור by design .
איך אתם הייתם משתמשים בטכניקה הזאת?
איזו שאלה הייתם שואלים?
